Comptage et pointage des présences enfants

Le pointage des présences des enfants

Le pointage des présences des enfants est un système utilisé pour enregistrer et suivre les heures d'arrivée et de départ des enfants dans une école, une crèche ou une garderie ou toute collectivité de loisirs jeunesse (type EAJE). Il peut être fait manuellement en utilisant des feuilles de présence ou automatiquement en utilisant un logiciel de gestion équipé de systèmes de pointage électroniques. Le but est de s'assurer que les enfants sont en sécurité et de pouvoir les suivre quasiment en temps réel..

La gestion des présences et des absences, un point à ne pas négliger

Le pointage des présences est un élément clé pour la gestion de votre structure. Il permet bien évidemment de renseigner les enfants présents, voir leur temps de présence effective, mais également de déterminer les enfants inscrits et pourtant absents le jour de votre activité.

Parmi les prestations indispensable de vos outils de gestion des enfants, figurent la fiche de renseignement personnelle et confidentielle de l'enfant, ses éventuelles allergies, état des vaccins, et autorisations en cas de problèmes pour les touts petits (haltes garderies).

Au-delà de son utilité pour l’établissement de statistiques de fréquentation de vos différents services, il va souvent de pair avec la facturation de l’activité, même s’il reste possible avec Iloïse de facturer les enfants inscrits mais absents, si l’absence n’est pas justifiée.

En outre, selon la méthode de pointage choisie, il vous sera éventuellement possible de connaître le nombre d’enfants présents, à l’instant T, activité par activité. Utile en cas d'urgence, d’alerte incendie par exemple !

Les bonnes questions à se poser pour un logiciel de pointage

Il est donc important de récapituler l’ensemble de vos contraintes et besoins, et de ne pas hésiter à remettre en question les habitudes prises depuis des années. La bonne méthode vous simplifiera la vie et vous fera gagner un temps non négligeable, autant le jour de l’activité lorsque les enfants courent dans tous les sens, qu’au moment où vous devrez établir vos déclarations CAF et générer vos factures, surtout si votre tarification est liée au temps de présence réel.

Le papier, c’est pas le pied ! Vive le logiciel de gestion

Vous l’aurez compris, le pointage papier n’est pas la méthode la plus efficace pour gérer ses plannings (apporter une modification de dernière minute) même s’il reste possible d’imprimer vos listes d’appel depuis un fichier PDF généré dans Iloïse. A un moment ou un autre, il vous faudra réintégrer les informations renseignées à la main dans votre logiciel préféré. De plus, cette solution gratuite en apparence peut finalement coûter cher en papier et en impression... Sans parler des anciennes méthodes obsolète de gestion type carnet de présences Exacompta.

Alors, quels logiciels de pointage choisir ?

Heureusement, la technologie aidant, des alternatives sérieuses au pointage manuel existent, notamment le pointage par lecteur de code-barres ou encore de QR code sur tablette tactile et smartphone. Vous devrez sans doute investir dans un lecteur optique autonome ou dans une tablette à écran tactile, mais l’investissement est vite rentabilisé par le gain de temps généré.

Le pointage par lecteur optique, c’est pratique !

Glissé dans une poche, il est effectivement pratique car peu encombrant. Autonome, il ne nécessite pas de connexion à internet puisque les données sont enregistrées dans sa mémoire interne. Doté de seulement 2 boutons, il est on ne peut plus simple d’utilisation. Robuste, il encaissera une chute occasionnelle sans broncher.

Il conviendra donc parfaitement aux activités extérieures (sous la pluie par exemple, ou en montagne loin de tout signe de civilisation digitale !) mais également en intérieur, au sein d’une cantine scolaire par exemple, si les enfants sont suffisamment grands pour présenter eux-mêmes leur carte dotée d’un code-barres. Notez cependant que le code-barres peut tout aussi bien être scannée depuis un listing des présences.

Ses qualités indéniables font aussi ses principaux inconvénients : il vous faudra de temps en temps exporter les données en mémoire vers votre ordi via sa connexion USB, et vous ne disposerez pas d’une visualisation précise des enfants pointés.

Le pointage sur tablette tactile, le plus complet  

Commençons par ses inconvénients : vous devrez avoir une tablette ou un smartphone connecté à internet évidemment !

Ceci dit, tout le reste n’est qu’avantages. Relié au logiciel principal, vous disposez toujours des informations actualisées en temps réel dans les 2 sens : les enfants inscrits dans le logiciel sont immédiatement reportés sur l’application, et les enfants pointés sur l’application sont immédiatement reportés dans le logiciel Iloïse avec le bon tarif si celui-ci est lié au temps passé.

Vous visualisez la liste et les photos des enfants inscrits, activité par activité et par animateur si besoin, et limitez ainsi le risque d’erreur de pointage. Des pictogrammes d’alertes sur les particularités de chaque enfant sont également visibles, par exemple pour préciser un régime alimentaire, une allergie ou un handicap.

Des compteurs de vos effectifs en temps réel vous assurent de ne jamais perdre aucun enfant en pleine nature par exemple !

Enfin, différentes possibilités de filtrage et de partage d’informations entre animateurs viennent compléter ses principales fonctionnalités.

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